Jumat, 19 Agustus 2016

Delapan Plus Dua Tips Kece Menjadi Sie Konsumsi



Baru sekali ini , di kepanitiaan saya ditunjuk sebagai Sie Konsumsi .
Padahal nih, selama berpuluh tahun, Yes.. berpuluh tahun nggak lepas dari yang namanya Sekretaris. 
Mulai dari Sekretaris di tingkat Karang Taruna, sampai di tingkat Keuskupan. 
Sampai nih, rasanya saking seringnya jadi sekretaris di waktu yang bersamaan, otak saya ini menyimpan lebih banyak catatan pengingat daripada notebook kesayangan saya. 

Dan setelah sekian lama vakum dari segala kegiatan keorganisasian, beberapa waktu lalu kami (Saya dan Nico) dipercaya sebagai Sie Konsumsi di 5x paket acara yang cukup besar di Paroki kami. 
Usut punya usut ternyata, tanpa setahu kami banyak orang yang tahu bahwa kami adalah member Surabaya Kuliner #nyengir, dan kami menyanggupi karena kami memang tahu, sudah saatnya kami memperkenalkan teman - teman vendor terpercaya kami kepada komunitas baru kami :) 





Oke, pada awalnya saya mengira posisi Sie Konsumsi memang sepertinya bukan posisi yang utama dibandingkan posisi yang lain, dan ternyata saya salah lho. Sie Konsumsi ini benar - benar membutuhkan ketepatan dan ketelitian dalam perencanaannya, serta pengawasan dalam pelaksanaannya.
Jadi, untuk keribetannya nggak beda jauh dengan yang lainnya.
Kalau nggak gini kan saya nggak ngerti kan ya haha 

Oke,  berikut ini 8+2  tips yang bisa saya bagikan, apa sih yang harus kita persiapkan saat menjadi Sie Konsumsi ? 
(Untuk yang akan mempercayakan pada vendor lain ya, bukan untuk yang masak sendiri)
dan ternyata, menjadi Sie Konsumsi bukan hal yang sepele saat kamu harus melakukan ini : 

1. Kenali Siapa Peserta - Acara(mu)

Eits, jangan salah, ini penting lho, dan justru hal ini menjadi penentu utama bagaimana nantinya kita menetapkan menu, vendor, dan sebagainya.

Misalnya
Peserta acaranya anak - anak, nggak mungkin dong kita bakal sediakan nasi pecel sebagai menu sarapannya
atau
Pesertanya kaum manula, masak iya kita suguhi nasi nugget dan telur dadar

Jadi harus sesuai ya :) 

2. Tetapkan Anggaran Belanja

Dari  awal acara pasti akan ada yang namanya penetapan anggaran.
Nah, pada saat penetapan anggaran, sebaiknya kita memahami betul berapa sih harga satuan untuk perpaket konsumsinya saat ini . 
Sebaiknya kita berdiskusi dengan teman yang lain untuk hal ini, semakin banyak informasi, semakin bagus
Jangan sampai kita menetapkan anggaran terlalu rendah, yang menyebabkan nanti kita kesulitan menyusun menu
atau terlalu tinggi, sehingga pengeluaran membengkak.

3. Diskusikan Penjadwalan Menu dengan Sie Acara

Ini penting banget lho, karena yang mengetahui penjadwalan serta kebutuhan peserta kan Sie Acara, supaya acara dapat berlangsung dengan baik, serta ketepatan waktu penyajian juga dapat diperhitungkan. 

4. Tetapkan Menu Sesuai dengan Waktunya

Penetapan menu sesuai dengan waktunya ini juga penting
Misalnya : 
Kebutuhan konsumsi untuk pagi hari adalah sebagai penunjang konsentrasi dan fokus dari peserta, berarti pemilihan menunya yang menyegarkan tubuh.

Hindari menu - menu yang terlalu bersantan dan berlemak untuk acara yang membutuhkan stamina hingga seharian.


5. Cari referensi vendor sebanyak - banyaknya dari teman - teman 
atau dari  pengalaman sendiri. 

Jika memang ditetapkan konsumsi dipercayakan pada vendor lain (bukan masak sendiri), carilah informasi sebanyak mungkin tentang berbagai macam vendor. 

Kalau saya, lebih mengandalkan pengalaman saya sendiri, baik dari segi pelayanan maupun rasa dan penampilan hidangan. 

Ada vendor yang sudah menetapkan harga dan menu yang tidak bisa diubah
Ada juga vendor yang bisa menyesuaikan dengan anggaran (ini yang paling enak)


6. Pilih Vendor yang Terpercaya dan Komunikatif 

Ini penting, karena penetapan menu dan anggaran juga harus dikomunikasikan kepada vendor.

Jangan sampai nantinya saat persiapan dan pelaksanaannya,  vendor yang tidak bisa diajak komunikasi (ini yang harus dihindari)

Saya pernah lho mengalami, vendor yang nggak komunikatif, dan terkesan kalau sudah kita nanya berarti harus deal. 
Halah, kalo yang gini agak susah diajak kerjasama, kedepannya. 
Sebaiknya dihindari saja :) ,

Dan yang nggak kalah pentingnya : 

7. Pertimbangkan Lokasi Acara dengan Lokasi Vendor 
Seperti salah satu komponen dalam  6 Tips Jitu memilih Katering Harian, pertimbangan lokasi acara dengan lokasi vendor juga sangat penting,
Kita kan nggak tahu bagaimana keadaan di jalan saat itu, kalau lokasi vendornya terlalu jauh dari lokasi acara akan mempengaruhi kualitas makanan , ketepatan waktu, dan yang lainnya

8. Komunikasikan hal - hal detail lainnya.
Oke, vendor sudah dipilih, dan saatnya kita menanyakan hal yang mendetail lainnya 
Misalnya :
1. Pengaturan Menu
2. Porsinya besar / kecil (jika menu prasmanan)
Misalnya prasmanan untuk 300 orang apakah harus pesan 300 porsi , harus lebih atau kurang
3. Cara pembayaran , down payment, dll
4. Waktu pengantaran
5. Cara penghidangan (untuk menu prasmanan)

Jangan lupa memberikan catatan pengingat sebagai bukti pengorderanmu ya, Gaes

Nah itu semua 8 Tips persiapan acara sebagai Sie Konsumsi
sekarang kita lanjut pada saat pelaksanaannya ya :

9. Ingatkan Vendor
Menjelang acara, setidaknya H -3 jangan lupa untuk mengingatkan kembali detail orderan kita, supaya tidak ada yang terlewat di Hari H, setidaknya meliputi :
- Tanggal pesanan
- Jumlah pesanan
- Waktu pengantaran

Nah, saatnya acara dimulai, konsumsi sudah terhidang, saatnya menunjukkan kepiawaian kita menjadi Sie Konsumsi nih. 

Kalau saya ya, saat pelaksanaannya, saya akan melakukan pengamatan : 
1. Apakah mereka mayoritas menikmati hidangannya
2. Menu apakah yang membuat peserta semangat saat melahapnya
3. Menu apakah yang tidak disukai peserta
4. Tanyakan bagaimana penilaian rasa menurut penikmat / peserta 

dan yang terakhir : 

10. Lakukan evaluasi dengan Vendor

Hal ini dapat dilakukan setelah dilakukan evaluasi dengan panitia juga, sampaikan kepada vendor, hal apa yang kurang berkenan, supaya vendor dapat memperbaiki dikemudian hari dan jangan ragu untuk memberikan pujian jika memang vendor sangat bisa diandalkan dan masukkan kembali kedalam catatanmu, untuk rekomendasi acara berikutnya :)

So, sekarang sudah ada bayangan kan, bagaimana menjadi Sie Konsumsi.
Buat yang belum pernah, jangan lupa dicatat ya, semoga Delapan Plus Tips Kece Menjadi Sie Konsumsi  bisa membantumu menjadi Sie Konsumsi yang keren juga :)

Selamat berpetualang !!

2 komentar:

  1. Wah sie konsumsi, paling seneng kalau jd panitia masuk sie ini :D
    Salah satu tolak ukur suksesnya acara kalau pesertanya kenyang dan puas ma hidangannya hehe

    BalasHapus
  2. hahaha iya mak :)) ternyata asik juga ya jadi sie konsumsi.. konsumsi menentukan prestasi :))

    BalasHapus